Aktuell bleiben – So pflegen Sie Ihr Verarbeitungsverzeichnis kontinuierlich

Die Datenschutzwelt steht nicht still – und Ihr Verarbeitungsverzeichnis sollte stets mit dem Unternehmen mitwachsen. Neue Prozesse, geänderte Abläufe oder organisatorische Änderungen müssen zeitnah im VVT nachgezogen werden. Mit MoeWe ist das kein großer Aufwand: Legen Sie neue Verarbeitungstätigkeiten sofort an, sobald sie entstehen, anstatt diese Aufgabe aufzuschieben. Nutzen Sie die bestehende Struktur als Vorlage – ähnliche Prozesse können dupliziert oder als Beispiel genommen werden, sodass Sie nicht von vorn anfangen. Bei bestehenden Einträgen sollten Sie regelmäßig prüfen: Stimmen alle Angaben noch? Vielleicht hat sich der Zweck erweitert, kommen neue Datenkategorien hinzu oder es gab einen Systemwechsel. Aktualisieren Sie solche Details zeitnah im Tool. Ein guter Rhythmus ist, das VVT mindestens jährlich komplett zu durchforsten – MoeWe kann Sie durch Erinnerungen daran unterstützen. Beispielsweise könnten Sie im Tool oder Ihrem Kalender eine jährliche Überprüfung jedes Eintrags einplanen. Praxis-Tipp: Halten Sie Änderungen im Blick, indem Sie in MoeWe nach zuletzt bearbeiteten Verarbeitungen filtern oder Notizen mit Datum versehen, wenn etwas angepasst wurde. Auch ein Export des internen Berichts zu Jahresbeginn kann helfen, Änderungen im Laufe des Jahres nachzuvollziehen. Denken Sie daran: Ein aktuelles VVT ist nicht nur Pflicht, sondern ungemein nützlich, wenn Anfragen kommen oder Audits anstehen. Durch kontinuierliche Pflege vermeiden Sie hektische Aktion kurz vor der Prüfung – alles ist bereits auf dem neuesten Stand.

Lessons Learned:

Halten Sie Ihr Verzeichnis laufend aktuell, indem neue Verarbeitungen sofort erfasst und Änderungen zeitnah eingepflegt werden.
Planen Sie fixe Intervalle (z. B. jährlich) für eine vollständige Überprüfung aller Einträge ein – so bleibt nichts veraltet.
Ein aktuelles, gepflegtes VVT erspart Ihnen Stress bei Auskunftsersuchen oder Audits und spiegelt stets die Realität im Unternehmen wieder.