Externe Datenflüsse Teil 3 – Monitoring und regelmäßige Überprüfung

Datenschutzbeauftragte müssen nicht nur Verträge abschließen, sondern deren Einhaltung auch überwachen. MoeWe unterstützt Sie dabei mit praktischen Funktionen zum Monitoring externer Datenflüsse. Nutzen Sie das Feld „Wiedervorlage/Erinnerung“: Tragen Sie hier ein Datum ein, zu dem Sie die Zusammenarbeit erneut überprüfen wollen – z. B. ein Jahr nach Vertragsunterzeichnung. Das Tool erinnert Sie dann automatisch, den Dienstleister-Audit oder die Vertragskonditionen zu checken. Über die Filterfunktion können Sie sich jederzeit alle Datenweitergaben anzeigen lassen, die einen bestimmten Status haben – etwa alle, wo „Vertrag fehlt/unklar“ ausgewählt wurde. So erkennen Sie mit einem Klick, wo dringend nachgebessert werden muss. Ein weiteres Highlight: Sie können auch festhalten, ob der Dienstleister bestimmte Garantien/Zertifizierungen bietet (z. B. ISO 27001 Zertifikat vorhanden, jährliche Penetrationstests zugesichert). Diese Infos können Sie in einem Notizfeld oder spezifischen Feldern dokumentieren. Dadurch behalten Sie qualitativ den Überblick über die Compliance Ihrer Partner. Denken Sie daran, auch das Vertragsende zu pflegen: Wenn eine Zusammenarbeit endet, markieren Sie den Status entsprechend (z. B. „beendet“) und notieren Sie, ob der Dienstleister die Löschung aller Daten bestätigt hat. Solche Nachweise (Bestätigungs-E-Mails, Protokolle) können Sie wiederum verlinken. Kurzum: Mit MoeWe haben Sie Ihre Auftragsverarbeiter und externe Datenempfänger nicht nur initial, sondern dauerhaft datenschutzkonform unter Kontrolle.

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Lessons Learned:

Planen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihrer Dienstleister ein und lassen Sie sich daran erinnern (z. B. jährliches Audit, Vertrags-Review).
Nutzen Sie Status-Übersichten, um offene To-Dos bei der Vertragspflege schnell zu identifizieren (kein Vertrag, abgelaufen etc.).
Halten Sie Nachweise der Compliance Ihrer Partner fest (Zertifikate, Löschbestätigungen), um im Zweifel gerüstet zu sein.