Externe Datenflüsse Teil 2 – Verträge und Garantien dokumentieren

Nachdem die externe Stelle angelegt ist, geht es nun darum, die vertragliche Absicherung und Details der Datenweitergabe festzuhalten. Bei einem Auftragsverarbeiter verlangt die DSGVO zwingend einen schriftlichen Vertrag nach Art. 28 – diesen sollten Sie dokumentieren. Im MoeWe-Formular zur Datenweitergabe finden Sie Felder für Vertragsdetails: zum Beispiel das Datum der Unterzeichnung, ein ggf. vereinbartes Vertragsende oder die Laufzeit und das Datum der letzten Überprüfung. Tragen Sie hier alles ein, was den Vertrag greifbar macht. Oftmals bietet das Tool auch die Möglichkeit, einen Link zum digitalen Vertragsdokument abzulegen oder Hinweise zu Prüfberichten (z. B. Ergebnis eines jährlichen Audits beim Dienstleister) zu vermerken. Damit haben Sie alle Informationen an einem Ort. Besonders hilfreich: MoeWe lässt Sie einen Vertragsstatus auswählen. Aus vordefinierten Optionen wählen Sie z. B. „Vertrag unterschrieben“ (Optimalfall), „Verhandlung läuft“, „kein Vertrag vorhanden“ oder „Beendet und Löschung bestätigt“. So sehen Sie auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht – etwa wenn bei einem Dienstleister noch kein Vertrag vorliegt (worauf die Option „uh oh, fehlt“ hinweisen würde). Auch Spezialfälle lassen sich markieren, z. B. „nicht erforderlich“ (wenn keine AV im rechtlichen Sinne vorliegt, etwa Meldung an Behörde). Indem Sie diese Felder ausfüllen, gewährleisten Sie, dass jeder externe Datenfluss rechtlich abgesichert ist oder etwaige Lücken sichtbar sind.

Lessons Learned:

Halten Sie Vertragsinformationen zu jedem externen Datenempfänger detailliert fest (Datum, Laufzeit, Prüfprotokolle etc.).
Nutzen Sie Statusfelder, um den Stand der vertraglichen Absicherung zu dokumentieren (von „in Arbeit“ bis „unterzeichnet“).
Eine lückenlose Vertragsdokumentation zeigt sofort, wo evtl. noch Handlungsbedarf besteht, und schützt vor bösen Überraschungen.