Phase 3 – Daten benutzen: Nutzung und Weiterverarbeitung kontrolliert dokumentieren

Im dritten Phasen-Reiter „Daten benutzen“ dreht sich alles um die interne Nutzung und Weiterverarbeitung der erhobenen Daten. Stellen Sie sich die Frage: „Wie und wo werden diese Daten von wem genutzt oder weiterverarbeitet?“ Beschreiben Sie hier, welche Abteilungen oder Personen die Daten im Laufe des Prozesses verwenden und zu welchen Zwecken. Beispiel: „Personalabteilung sichtet und bewertet die Bewerbungsunterlagen; Fachabteilung erhält Zugriff auf ausgewählte Daten zur zweiten Interviewrunde; Daten werden in keinem anderen System weiterverarbeitet.“ Wichtig ist, die Zweckbindung im Blick zu behalten: Die Nutzung der Daten muss mit dem ursprünglichen Zweck (aus dem Reiter Verarbeitungstätigkeit) übereinstimmen. Dokumentieren Sie auch, ob Daten ggf. zusammengeführt oder ausgewertet werden und ob dabei neue Erkenntnisse gewonnen werden (Profiling, Scoring etc., falls relevant). Kontrollieren Sie die Zugriffsbeschränkungen: Nur befugte Personen dürfen die Daten nutzen. Notieren Sie, wenn Pseudonymisierung oder Anonymisierung eingesetzt wird, um die Daten bei interner Auswertung zu schützen. Dieser Abschnitt hilft Ihnen, nachvollziehbar zu machen, dass die Datenverwendung im Unternehmen geregelt und erforderlich ist. So vermeiden Sie unkontrollierte Datennutzung und erfüllen das Prinzip der Zweckbindung sowie der Datenminimierung.

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Lessons Learned:

Legen Sie offen, welche Stellen/Personen die Daten im Verlauf nutzen und zu welchem Zweck – das wahrt die Zweckbindung.
Sorgen Sie für begrenzte Zugriffsrechte: Daten dürfen intern nur von denjenigen verwendet werden, die sie wirklich brauchen.
Dokumentieren Sie eventuelle Auswertungen oder Zusammenführungen der Daten, um Risiken (z. B. Profilbildung) einschätzen zu können.