Phase 1 – Daten sammeln: So dokumentieren Sie die Erhebung von Daten

Nun steigen wir in die Phasen der Verarbeitung ein. Im Reiter „Daten sammeln“ beantwortet das Tool die Frage: „Wo werden welche Daten wie für diese Verarbeitung erhoben?“ Beschreiben Sie hier alle Schritte der Datenerhebung so konkret wie möglich. Zum Beispiel: „Eingabe durch die betroffene Person über ein Online-Bewerbungsformular; Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt direkt ins interne HR-System.“ Decken Sie die wesentlichen Aspekte ab: den Ort der Datenerfassung (Webformular, Telefon, Papierformular etc.), die Art der erhobenen Daten (z. B. Kontaktdaten, Lebenslauf) und die Methode (manuell eingegeben, automatisiert erfasst, importiert aus anderer Quelle). Denken Sie auch an Transparenz: Werden Betroffene bei der Erhebung informiert? Verweisen Sie z. B. auf eine Datenschutzerklärung oder Einwilligungstexte, die angezeigt werden. Je detaillierter Sie hier sind, desto besser können Sie später beurteilen, ob alles DSGVO-konform abläuft. Tipp: Hinterfragen Sie kritisch, ob wirklich nur die nötigen Daten erhoben werden (Datenminimierung). Alles, was hier unnötig gesammelt wird, belastet später Ihre Prozesse.

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Lessons Learned:

Dokumentieren Sie lückenlos, wo und wie Daten in einen Prozess gelangen (Quelle, Medium, Umfang).
Achten Sie bereits bei der Erhebung auf Transparenz gegenüber Betroffenen (Informationspflicht erfüllen).
Prüfen Sie die Datenminimierung: Nur wirklich notwendige Daten erheben, um Risiken und Aufwand zu reduzieren.