Datenschutz im Team – Verantwortlichkeiten verteilen und Kollegen einbinden

Datenschutz im Team – Verantwortlichkeiten verteilen und Kollegen einbinden

Als Datenschutzbeauftragte müssen Sie nicht alle Aufgaben allein schultern. Tatsächlich ist Zusammenarbeit ein Schlüssel zum nachhaltigen Datenschutz-Management. MoeWe ermöglicht es, verschiedene Nutzer mit unterschiedlichen Rollen ins Boot zu holen. Machen Sie davon Gebrauch! Weisen Sie beispielsweise jeder Verarbeitungstätigkeit einen Verfahrensverantwortlichen aus der Fachabteilung zu – also die Person, die im Geschäftsprozess am nächsten dran ist. Diese kann im Tool ihre Verarbeitung selbst beschreiben und pflegen, während Sie als DSB den Überblick behalten und bewerten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Fachabteilung kennt die Details am besten und fühlt sich verantwortlich, Sie wiederum sparen Zeit und agieren als Koordinator und Prüfer. MoeWe spiegelt diese Rollenaufteilung technisch wider: Verfahrensverantwortliche können „ihre“ Prozesse bearbeiten, aber nichts kaputtmachen, während der DSB alles im Blick hat. Schaffen Sie intern Bewusstsein, dass Datenschutz eine Querschnittsaufgabe ist. Vielleicht gibt es auch einen Datenschutzkoordinator in größeren Abteilungen, der als Multiplikator dient – auch solche Rollen lassen sich im Tool abbilden. Planen Sie regelmäßige Austausche oder Meetings, um den Status der einzelnen Verarbeitungen durchzugehen. So wird das VVT zum lebendigen Dokument und nicht zur einmaligen Fleißarbeit. MoeWe stellt sicher, dass Änderungen versioniert und nachvollziehbar bleiben, sodass niemand versehentlich wichtige Informationen überschreibt. Bottom line: Datenschutz im Team entlastet Sie und fördert zugleich die Verankerung des Themas im Unternehmen.

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Lessons Learned:

• Datenschutz-Management lässt sich auf mehrere Schultern verteilen – binden Sie Fachabteilungen als Verantwortliche für „ihre“ Datenverarbeitungen ein.
• Klare Rollen im Tool (DSB, Koordinator, Verfahrensverantwortlicher) sorgen dafür, dass jeder weiß, was zu tun ist, ohne die Kontrolle zu verlieren.
• Teamarbeit im Datenschutz erhöht die Akzeptanz und verbessert die Datenqualität, weil diejenigen dokumentieren, die den Prozess am besten kennen.