Schritt für Schritt: Eine neue Verarbeitungstätigkeit im Tool anlegen

Beginnen wir mit der Dokumentation einer konkreten Verarbeitung. Angenommen, Sie möchten den Prozess „Bewerbermanagement“ im Tool abbilden. Im MoeWe-Menü wählen Sie „Verarbeitung hinzufügen“. Geben Sie der Verarbeitungstätigkeit einen eindeutigen Namen und eine prägnante Beschreibung. Denken Sie daran: Diese Beschreibung könnte später einer Aufsichtsbehörde oder Ihren Kunden vorgelegt werden – sie sollte klar und verständlich sein. Füllen Sie anschließend alle Felder auf dem Reiter „Verarbeitungstätigkeit“ aus: Zweck der Verarbeitung (Warum werden die Daten verarbeitet?), Kategorien betroffener Personen (z. B. Bewerber) und Datenkategorien (z. B. Name, Adresse, Lebenslauf), Rechtsgrundlage (z. B. Einwilligung oder berechtigtes Interesse), empfangende Stellen/Dritte und Speicherdauer. Je genauer und vollständiger Sie diese Stammdaten erfassen, desto einfacher wird alles Weitere. Das MoeWe-Tool unterstützt Sie dabei mit Hilfetexten und Auswahlfeldern, die typische Angaben vorgeben – so vergessen Sie nichts. Haben Sie alle Informationen eingegeben, speichern Sie den Eintrag ab. Damit ist der Grundstein für die weitere Dokumentation dieser Verarbeitung gelegt.

Lessons Learned:

Jede Verarbeitungstätigkeit sollte mit einem klaren Namen und einer leicht verständlichen Beschreibung erfasst werden.
Pflichtfelder wie Zweck, Datenarten, Betroffenenkategorien, Rechtsgrundlagen und Speicherfristen lückenlos ausfüllen – das erspart Rückfragen der Aufsicht.
Das Tool liefert Hilfestellungen (z. B. vordefinierte Auswahlfelder), damit Sie effizient und fehlerfrei dokumentieren können.