Grundlagen schaffen – Benutzer, Rollen und Stammdaten einrichten

Bevor es in die fachlichen Details geht, legen Sie zunächst die Basis in MoeWe. Als Datenschutzbeauftragte verfügen Sie über Admin-Rechte und können im Tool verschiedene Rollen anlegen: Vom Datenschutzkoordinator mit nahezu allen Rechten bis zu Verfahrensverantwortlichen, die nur ihre zugewiesenen Verarbeitungstätigkeiten sehen und bearbeiten können. Definieren Sie klare Zuständigkeiten – so stellen Sie sicher, dass jeder im Unternehmen seine Aufgaben im Tool hat. Anschließend pflegen Sie die Stammdaten Ihrer Organisation: Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner für Datenschutz und weitere Grunddaten. Diese Informationen werden später in Berichten (z. B. dem Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO) automatisch verwendet. Nehmen Sie sich also gleich zu Beginn die Zeit, alles sauber zu erfassen. Ist die Benutzer- und Stammdatenverwaltung erledigt, haben Sie den Grundstein für die weitere Nutzung gelegt.

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Lessons Learned:

Klare Rollen und Zugriffsrechte im Tool ermöglichen effiziente Teamarbeit im Datenschutz.
Vollständige Stammdaten sind essenziell, da sie in allen Dokumentationen und Berichten auftauchen.
Eine saubere Grundeinrichtung spart später Zeit und verhindert Fehler im DSGVO-Prozess.